Automatisch Zahlungen einziehen per SEPA (Workflow)

Schritt 1: SEPA Lastschrift Mandat einholen

Um automatisch Zahlungen bei deinem Kunden einziehen zu können, brauchst du ein SEPA Lastschriftmandat. Dieses kannst du dir entweder über den Vertrag oder deine AGBs holen. Beispielhaft kann ein Absatz im Vertrag bzw Angebot so aussehen: 

"Für die beschriebene Dienstleistung, zahlt der Kunde 3.500,- Euro netto. Der Betrag von 875,- Euro netto wird bei Vertragsbeginn mit einem Zahlungsziel von 7 Tagen in Rechnung gestellt. Die zweite Rate in Höhe von 875,- Euro netto werden 30 Tage nach Vertragsbeginn, die dritte Rate in Höhe von 875,- Euro netto nach 60 Tagen und die vierte Rate in Höhe von 875,- Euro 90 netto Tage nach Vertragsbeginn per SEPA-Lastschriftmandat vom Konto des Kunden eingezogen."

Schritt 2: SEPA Lastschrift einziehen

Nun solltest du prüfen, ob deine Hausbank (Sparkasse, Penta etc.) von Haus aus den SEPA Lastschrifteinzug anbietet. Ist dies der Fall ist es in der Regel zu empfehlen, die Funktion direkt freischalten zu lassen. Dies ist auch günstiger als GoCardless. Dieser Service ist immer noch günstig und sehr einfach zu bedienen. 

Falls deine Hausbank diese Funktion also nicht hat, richte dir ein kostenloses Konto bei GoCardless ein. Sobald Kunden jetzt deinen Vertrag unterschreiben bzw. dein Angebot annehmen kannst du in GoCardless selbst einen Kunden anlegen und dort den Zahlungsplan festlegen. Dasselbe geht natürlich auch, wenn du es über deine Hausbank abwickelst. 

Schritt 3: Rechnungen vom Buchhaltungsprogramm automatisch verschicken lassen

Nun kannst du im Rechnungsprogramm deiner Wahl (wir verwenden Lexoffice) eine "Serienrechnung" einstellen, die automatisch erstellt wird (zum Beispiel jeden Monat) und auch automatisch an den Kunden verschickt wird. Im Footer der Rechnung kannst du folgenden Hinweis platzieren: "Bereits vollständig bezahlt per SEPA-Lastschrift."

Natürlich kann der Fall auftreten, dass die Rechnung zwar automatisch rausgeht, aber der Einzug von GoCardless oder deiner Hausbank fehlschlägt - z.B. wegen nicht ausreichender Kontodeckung beim Kunden. In diesem Fall bekommst du aber von GoCardless eine E-Mail und kannst den Kunden dementsprechend darauf hinweisen, dass er dem Einzug nicht widersprechen soll oder sein Konto ausreichend gedeckt sein sollte. Die Rechnung würde in diesem seltenem Fall dann nachträglich storniert werden.